HR面試錄-第13集

Case Number: H001-H003
Position: HR
Date: March, 2020

最近在幫我們家HR部門找新人,剛開始起步也是有點難,不確定資歷應該設在哪裡,但這也是開新缺有趣的地方,會讓現有職位的人去思考自己的工作應該怎麼切割、分配,等於是小小的做了一次職務調整。

後來決定,我們這個新的HR缺以行政功能導向為主,會協助很多和HR相關的行政事務,會經手的文件以英文內容為主,英文讀寫會需要有一定能力。薪資部分雖然不會太高,但不至於虧待剛出社會,或出社會一年以內的新人。


H001

H001原本是投遞別的職缺,但因為:

  1. 別的職缺履歷量非常多
  2. H001大學以前在國外待的經驗有吸引到我,我對於多元化成長背景的人都蠻有興趣的

於是我就打電話過去和他聊聊,詢問他轉投HR職缺的意願,也順利促成了HR缺的第一場面試。

H001在小學時期因為家庭關係,移民到另一個國家去,在當地就讀國際學校,除了英文之外,當地語言也學得不錯。上大學時,決定回台灣就讀。在大學期間,H001有擔任社團幹部,主動協助重構社團FB樣貌,擔任小編Po文,也重新設計社團的logo,是自己使用繪圖軟體繪製的。

有時候,有些技能自己可能沒有意識到很重要,但其實是可以在面試上加分的。例如社群小編以及繪圖軟體的使用,或logo這種小圖的設計,看似和HR無關,其實有時候有很大的關係。目前我們公司還沒有很密切地和學校合作,也很少機會收應屆畢業生,但未來如果規模擴大,要和學校/學生有比較多接觸時,H001的社群經驗是很有加分作用的。

H001之前有一份大約半年的工作經驗,是偏物流管理的行政職。我問他針對下一份工作的想法,或是否有想往哪一個領域發展。H001表示,目前他也還在摸索,沒有排斥特定職缺或產業,算是非常彈性都可以嘗試。

由於H001前一份工作只有半年,下一份工作又保持都可以嘗試的心態,所以我也非常坦白地告訴H001,目前對他而言算是找工作比較重要的階段。畢竟第一份工作只有半年,下一份工作如果又做不久,在台灣以行政職來講會是比較不利的。

再來我請問H001自我人格特質的描述,其中一點,他表示自己是一個非常「organized」的人,會習慣事先把所有事情都規劃好。

如果非常有組織性的人,這個職缺或許不一定適合,這點我也直接提出來和H001說明。我們開的HR缺內容雖然偏行政,但常常會有新的交辦事項,人選可以有「organized」的特性,但同時也要有「flexible」的彈性,不然可能會很辛苦。

綜合而言,H001算是一個很乖巧、規矩的應徵者,規律中帶點小變化的行政工作會蠻適合的,但如果是不規律、常常有不合常規變化的行政工作,可能不一定適合。面試最後我也和H001分享我自己過去的一些經驗以及HR的發展,也請他自己回去再想想,自己是不是真的適合這樣的一份工作。


H002

H002原本也是和H001應徵同一個職缺,不過他在期望職稱那欄都是寫和HR相關的職位,所以我也打電話和他聊聊對HR職缺的興趣,結果原來他其實首選是HR的職務,因此很樂意到公司來和我聊聊這個缺的內容。(註:HR職缺比較晚開,H002和H001投遞另一個缺時,HR缺都還沒開。)

H002去年畢業後,先去美國打工度假四個月,是在華語人比較稀少的國家公園,大部分同事都是美國人以及其它來打工渡假的歐洲人,英文能力算是不錯。

至於為什麼會對人資會有興趣?H002表示,覺得自己個性算是喜歡與人接觸,會想要嘗試招募相關的工作。

針對這一部份,我仍然秉持告知「真相」的方式,和H002說這份工作會以行政作業為主,前期幾乎不會有機會碰到招募,要到比較後期,可能行政工作真的都上手了,才會陸續接過一些招募的工作。

H002整體面試沒有特別OK或不OK的地方,雖然對於HR有興趣,但表現上沒有亮點,很容易被其他應徵者比過去。


H003

H003是第一個主動投遞這個缺且安排面試的應徵者。看上H003的原因是他近期有一份HR實習生的經歷,看描述也是行政內容居多,符合我們職缺的一些需求。

和H003的對談內容主要都focus在他HR的實習經驗上。在他當HR實習生的期間,會協助公司安排面試、擔任第一關面試官、出缺勤計算、薪資計算以及勞健保等。

我蠻訝異一位工讀生可以單獨負責面試,而且是擔任第一關唯一的面試官,不知道是不是產業別特殊的關係。H003實習的公司是化妝品業,在全台各地需要有很多櫃姐,因此他主要都是面櫃姐的缺,聊聊他們的經驗背景、過去挫折的經驗以及觀察他們的妝容等等,大約半小時。

以面試經驗而言,因為H003算是有大量快速的面試經驗,未來如果需要協助cover面試,可以很快上手,而我覺得這個缺後期的確有一些機率會需要cover到面試的部分。

在其他行政工作上,H003對於勞健保的加退保算是熟悉,薪資計算則是負責統計各地櫃姐的業績達標率,去計算相對應的獎金。

在這幾個月中,H003印象比較深的挫折經驗,是有一次一位櫃姐應徵者希望安排北部和中部的面試,雖然他不確定可不可以這樣做,但他也沒有和主管事先確認,就直接安排。結果後來主管發現,這位應徵者在中部面試已經先被篩掉了,怎麼又出現在北部的面試場合,H003才知道同一應徵者不能放在兩個地區的面試,也讓他學到有些事情需要再和主管確認,才能進行安排。

H003對於多數HR相關行政工作算是熟悉,即時沒有做過,依照過去在HR實習的fu,應該也可以快速理解上手。就連小挫折的經驗,也是讓H003了解,HR的工作因為和人有關,如果有任何不確定的狀況,都需要反覆再三確認。

最後,因為H003沒有遊學、留學或比較長期的海外經驗,所以我特別詢問了他對自己英文能力的評估。H003表示他英文能力都算是自學,讀寫方面應該都蠻OK沒問題,如果需要溝通也是OK。

原本覺得H003還不錯,有HR實習經驗,也算是社會新鮮人,是可以排到第二關面試的應徵者。殊不知,後續請H003提供個人英文履歷時,他處理和回覆的方式讓我覺得頗不穩當。

我第一次請他提供個人自製英文履歷(信件裡寫personalized CV in English)時,他回覆我的信件直接貼上他原本104裡面就有的英文版自我介紹,沒有標明敬啟者,例如信件開頭通常會寫Dear OOO或Hi OOO;也沒有署名,例如信件末端會寫Best Regards或寫自己的名字。

身為一個HR,如果寫信給別人,這種信件其實會讓人覺得相當突兀,甚至沒有禮貌。尤其他直接提供的內容我原本就有了,我不確定是他不懂personalized CV的意思、因為時間太趕所以決定複製貼上,或只是單純覺得這件事沒很重要。但不管哪種原因其實都很不OK,也讓他的印象分數大下降。

後來我第二次再寫信給他,表明我需要的是一份英文簡歷,包含他過去實習、求學的「條列式」簡短說明。也告訴他如果時間太趕,他可以慢慢寫,完成後再盡快回傳就好。

這其實等於給H003第二次機會。但很可惜,他提供過來的履歷只有包含了他的求學經歷,沒有提到最重要的HR實習經驗。如果他不知道這份HR實習經歷可以為他求職加分,那代表他HR的sense蠻不足的。

可惜H003的資歷以及面試起來的感覺原本算是蠻不錯的。但也幸好後來有再和他聯繫請他提供一些相關資料,有提早了解他的做事風格。

在〈“HR面試錄-第13集”〉中有 2 則留言

  1. 看HR的面試比較容易上手耶,第三位的「殊不知」是有些讓人詫異,還好你有請對方寄CV,第二位沒有亮點是…XDD,身為同樣沒亮點的人感到→O_Q哈哈哈
    另外推你都會告知真相!
    我在想適合做行政文書工作又要有彈性的人其實不多(是你?),還是說要能隨機應變和接受變化的抗壓性呢,祝你早日找到好幫手~

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